Добре е HR мениджърът да изготви изчерпателен наръчник, чрез който да запознае новопостъпващите служители с организационната политика на компанията. Освен това подобен документ би бил от полза и за дългогодишните членове на екипа. С него те ще имат възможността да се запознаят с отговорите на често задавани въпроси, например, както и да разберат как се очаква от тях да работят по нови проекти.

Компанията също би намерила полза от изготвянето на подобен наръчник, тъй като той ще намали възникващите проблеми до минимум. Освен това работодателят ще може да гарантира, че към всички служители се подхожда по един и същ начин и че организацията им подсигурява правна защита.

Каква информация трябва да включим в началото на наръчника за организационната политика на компанията?

Наръчникът за организационната политика на компанията трябва да започне с кратко описание, в което се посочва целта на самия документ. Чрез него служителите трябва да бъдат запознати с всяка политика и процедура, в които са включени. Добре е да бъде споменато, че е възможно да има политики, които не са включени, и че служителите могат да отправят всякакви въпроси към своя ръководител или към отдел „Човешки ресурси“.

Целта на наръчника за служителите трябва да включва и отказ от отговорност, с който служителите се уведомяват, че наръчникът не е договор и заетостта във вашата компания се счита за „по желание“. Описанието на тази точка трябва да се съобрази със законодателството на страната, затова не забравяйте да си сътрудничите с компетентен юрист.

Каква информация относно компанията трябва да съдържа наръчникът?

Разкажете на служителите си за философията и дългосрочните цели на вашата компания. Те вече имат добра представа какво продава фирмата, но опишете стойността, която тя осигурява, и защо клиентите избират вашето решение вместо конкурент. Също така опишете историята на вашата компания, така че да има информация за това как е възникнала и за важните моменти, които са се случили по пътя.

В този раздел трябва да се даде информация и за фирмената култура. Ценностите и мисията, с които живее вашата компания, позволяват на служителите ви да разберат какво е важно извън преките им отговорности за ролята. Ако вашата компания все още няма определена култура, нашият работен лист може да ви помогне.

Частта, която описва нормите на  поведение на вашите служители, е може би най-важната част от вашия наръчник. Нейната цел е да предотвратява проблеми, като обяснява какво е нормално, както и поддържа работното място безопасно и удобно за всички. Също така тази част представя нагледно пред работодателя ясен набор от процедури, в случай че трябва да се предприемат действия.

Какви са политиките за дрес код?

Обяснете подробно подходящото облекло на работното място. Това означава, че трябва да отидете отвъд общите термини като „професионално облекло“ или „бизнес облекло“ и да опишете точно какво е добре да се носи в конкретни ситуации.

Този раздел е още по-важен, ако вашата компания има политика за дрес код по причини, свързани с безопасността или спазването на законите. В такъв случай опишете подробно всеки елемент от облеклото, който се изисква, и защо всеки от тях е важен.

Каква е политиката за възнаграждения и придобивки?

Служителите ви винаги ще искат да знаят кога получават заплата и какви са допълнителните бонуси. В раздела, посветен на този въпрос, трябва да им предоставите информация за честотата и начините на изплащане на заплатите, както и да опишете подробно основните предлагани придобивки, като медицински, стоматологични и пенсионни спестявания.

Ако компанията ви предлага някакви вторични придобивки, като например възстановяване на разходи за обучение или уелнес, можете да ги споменете в наръчника.

Що се отнася до разходите по време на командировки, наръчникът също трябва да дава ориентация кога фирмата ги покрива и кога те са за сметка на служителите. Освен това трябва да бъдат описани и процедурите, по които на служителите им се възстановяват вложените средства.

Как компанията може да стимулира служителите да я препоръчат на своите познати?

Ако вашата компания стимулира служителите да препоръчват лични контакти за свободни работни места, добре е да имате специална политика за препоръчване. Тя трябва да обхваща начините, по които могат да бъдат препоръчани хора, възнаграждението, което се предоставя в замяна, и продължителността на заетостта, която се изисква за новия служител, преди лоялният член на екипа да получи своя стимул.

Какви са изискванията за създаване на наръчник?

Преди да приключим тази статия, нека разгледаме няколко съвета за това как да имате наръчник на служителя, който да покрива всички изисквания и да е напълно достъпен за вашия персонал.

Трябва да бъде написан от отдел „Човешки ресурси“ – в повечето компании наръчникът на служителя е собственост на отдела за човешки ресурси. Те са запознати с политиките на компанията и знаят как да ги опишат на правилния език.

След това документът трябва да се прегледа от юрист, експерт по трудово право. Това може да стане, след като отдел „Човешки ресурси“ приключи с описването на всяка точка.

По време на обучението на новоназначените служители трябва да им бъде представена всяка политика от наръчника. След като новите служители прегледат наръчника, помолете ги да подпишат документ, с който потвърждават, че разбират всяка политика.

Фирмените политики ще се развиват с времето, така че не забравяйте винаги да актуализирате наръчника при необходимост. Това ще направи наръчника лесно достъпен и ще гарантира, че служителите ще се запознават с най-новата версия.

В статията са използвани материали от: hire.trakstar.com

По материала работи: Живка Аджеларова

ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ...
Новините за масови съкращения не спомагат за увеличаване на трудовата мобилност.
Какво значение оказва комуникацията между бизнеса и образованието за младите?
Какви са проблемите, свързани с адаптацията на поколението Z към реалната работна среда?