Отдавна вече идеята за регулярно атестиране на трудовото представяне и изпълнението на работните задачи на служителите не е нова в българските фирми. Но HR–те с опит знаят отлично, че подходът към подготовката и провеждането им трябва да бъде едновременно интересен, мотивиращ и смислен, за да накарат мениджърите и служителите в организацията да участват в атестациите и свързаното с тях целеполагане без съпротиви, и то добре, пълноценно, без формализъм.
Не е тайна, че има мениджъри, ръководители и служители, които само като чуят за атестации започват да мърморят с наближаването на времето за тях
Често отлагат или формализират до абсурд извършването им, за да избегнат това, което много от тях възприемат като допълнителна работа, задача с повишена психологическа трудност или досадни срещи по задължение, и то без особен смисъл за подобряване на работата, която предстои.
Консултантите по организационно развитие заедно с опитните HR, обаче, се застъпваме настойчиво за това регулярните атестации да се превърнат във вълнуващо и наистина добре осмислено време за открито и задълбочено споделяне на акцентите и капитализация на опита от всичко случило се в работата и живота на организацията за периода на оценка (обикновено шест или 12 месеца).
Във време за актуализиране, коригиране и издигане на осъзнатостта при ангажирането на служителите с всички цели и приоритетти за следващата година и то със споделен и мотивиращ градивен поглед към бъдещата работа и развитието на служителите, екипите и цялата организация.
В период за оптимизация и обновяване на ключовите показатели за оценка на изпълнението на целите на всяко работно място, във всяко звено на организацията. И в практическо пренаписване и ревалидизиране на „психологическия договор“ между собствениците, мениджмънта и персонала на компанията.
Неслучайно врелите и кипели в атестациите HR-и отдалеч напомнят на мениджмънта да избягва капана да се правят атестации едва в последния възможен момент
Нещо повече – те стимулират и покрепят мениджърите на всички организационни нива да се подготвят за атестационните интервюта със служителите си през целия период на оценка, така че да не се налага да прекарват часове наред в писане, за да се подготвят за всяка кратка, но много важна атестационна среща когато и дойде времето.
Тази добра HR практика – да я наречем „непрекъснат атестационен процес“, може да помогне много на свръхзаетите мениджъри да запомнят и регистрират прецизно фактологията на това, което се случва на всеки етап през целия, често дълъг период на атестиране, така че да не споменават само селективно, а понякога и неточно, и дори погрешно неща от предишен период, или да не могат да си спомнят точно какво и как се е случило в работата на атестираните от тях служители непосредствено преди и по време на атестационните интервюта с тях.
А това означава редовно и отговорно да си задаваме поне три основни въпроса:
- Защо служителите се нуждаят от регулярни прегледи на представянето си?
- Защо мениджърите и ръководството на организацията се нуждаят от оценки на изпълнението?
- Защо организациите се нуждаят от оценки на ефективността, ефикасността, ефектността, етичността и еволюцията в работата на всяко работно място?
Смислените прегледи и оценки на представянето на работното място са съществен компонент от развитието на служителите.
Атестационната среща за преглед на представянето е важен аспект от планирането на кариерата на всеки в организацията
А резултатите и последствията от всяка атестационна процедура следва да бъдат известни в детайли на участващите в нея служител и ръководител още преди срещата действително да се проведе.
Спомнете си какво е казал немският философ Гьоте: „Отнасяйте се към хората така, сякаш са това, което трябва да бъдат, и ще им помогнете да станат това, на което са способни да бъдат.“
Поставянето на цели и задачи (целеполагането в атестационния процес), към които да се стремите, дава нов, ангажиращ фокус както на ръководителите, така и на служителите, и затова е един от ключовите аспекти за постигане на общите цели на компанията.
Супервайзорите на първа линия – ще ви каже всеки HR, организирал поне веднъж атестационна система във фирмата си, – също трябва да се обучат как да дават ефективна, диференцирана и въздействаща обратна връзка – както положителна, така и отрицателна. И то редовно и своевременно, така че служителите да могат да коригират действията си и да се развиват.
Оценките на изпълнението (атестациите) включват всички тези дейности и изискват много добре развити социални умения
Редовно ме канят да водя семинари и оказвам консултативно-методическа подкрепа за това как да се подготвят и провеждат смислени атестации на персонала в края на годината. Заедно с HR-те, които въвличам в този процес, се опитваме да помогнем на на участниците в тях – мениджъри от всички нива:
- да осъзнаят важността на наличието на системен процес за преглед и оценка на изпълнението на работните задачи, компетентността и потенциала за развитие на служителите;
- да работят непрекъснато със служителите си, за да определят стандарти (показатели) за изпълнение и цели на всяко работно място;
- да формират умения за наблюдение, даване на обратна връзка, изслушване и задаване на въпроси.
- Да овладеят стъпките в един ефективен процес на атестационно интервю и възможност за практикуване на процеса в подкрепяща тренинг атмосфера.
С подкрепата на своите HR-и мениджърите обсъждат в тренинга какво представляват оценките на изпълнението и защо са важни на екипно и организационно ниво. Специално внимание се отделя на ролята на атестациите за изграждането на доверие.
Отделя се време и за типичните грешки, които допускат мениджърите в атестациите от различен тип: официални годишни атестации, неофициални оперативни прегледи за обратна връзка, атестации в края на изпитателни периоди и комплексни 360-градусови оценки.
Другите ключови теми за усъвършенстване на стила на мениджърите да провеждат смислени атестации на персонала ще разгледаме детайлно във втората част на този текст.
Те включват:
- Управление на трудово-професионалното представяне на служителите.
- Как да се разработва инструментариума нужен за атестациите.
- Ефективното и въздекстващо атестационно интервю.
- Модели на краткосрочно и дългосрочно целеполагане.
- Съгласуване на ключови критерии (стандарти) за оценка на изпълнението.
- Даването и търсенето на обратна връзка.
- Корективни въздействия и планиране на кариерното развитие в атестационния процес.
ЗА АВТОРА
Д-р Пламен Димитров, RODC (международно регистриран консултант по организационно развитие) е психолог, екзистенциален терапевт и организационен консултант с 40-годишен опит в областта на диагностиката и развитието на екипи, лидери и организации. Той осъществява в България и региона интегрираните програми за психологическа подкрепа и грижи за психичното здраве на служителите (EAP, Employee Assistance Programs) на глобалния лидер в тази област – ComPsych.com.
