На пазара вече са налични иновативни технологии, предназначени да подпомагат управлението и проследяването на дейностите в отделите по право и нормативно съответствие в компаниите. Все още обаче много от корпоративните брандове не са ги внедрили в работата си. А за да се случи това по най-пълноценния начин, е необходимо да се създаде сътрудничество между правния отдел, този за нормативно съответствие и отдела “Човешки ресурси”.
Защо е полезно сътрудничеството между трите отдела при внедряването на иновативни технологии?
По думите на Брент Макданиел, партньор в KPMG в САЩ, подобно партньорство на отделите по право и нормативно съответствие с HR-специалистите в компанията би било от изключителна полза. Причината е, че последните биха могли да предоставят на колегите си използвания от тях софтуер, както и да намерят нови инструменти за справяне с динамичната регулаторна среда.
Брент Макданиел отбелязва още:
“Почти невъзможно е да се извлекат ползите от нововъзникващите технологии, без първо в работата да се въведат най-ефективните системи.”
Както сочат резултатите от наскоро проведено изследване на Gartner, по-малко от 50% от корпоративните компании са внедрили технологии, които да са от полза за правния отдел. Сред тях спадат например платформи за управление на жизнения цикъл на договорите и управление на правните въпроси. По мнението на Макданиел обаче въпросните компании “се опитват да бягат, преди да са се научили да ходят”. Според наблюденията му компаниите, които не са положили подходяща основа с утвърдени вече технологии, а се насочват директно към разработване на собствени проекти, рискуват да сведат процента на постигнатите резултати до минимум. А това от своя страна може да доведе до загуба на вяра в технологиите като цяло.
Често срещана ситуация е правният отдел, отдела за нормативно съответствие и отдела “Човешки ресурси” да не са координирани помежду си и да действат изолирано. Така се стига до ситуация да се внедряват различни технологии за сходни цели, което води до ненужни разходи и технологичен хаос за компанията. Затова установяването на сътрудничество между трите отдела би могло да спомогне за свеждането на тези проблеми до минимум.
Платформата на Workday Business Process Framework, предназначена за обработка на разкрития за конфликт на интереси, може да послужи като пример за това как правният отдел и този за нормативно съответствие използват HR-технологии.
С помощта на платформата на Workday компаниите могат лесно да изградят бизнес работен процес, който позволява на служителите ежегодно да се самоутвърждават, че нямат неуредени конфликти на интереси. Ако все пак имат такъв, системата също така им позволява да се самооткрият, ако смятат, че нещо е възникнало между годишните удостоверения.
Компаниите могат да прибегнат до едно много простичко наглед бизнес решение – да бъде внедрен инструмент за работни процеси, който служителите вече познават. Това не е само по-евтино, защото компаниите вече разполагат с технологията, но е и по-изгодно, защото служителите не трябва да учат те първа нова платформа.
За отделите по човешки ресурси ще бъде трудно да подпомагат правните отдели и отделите за нормативно съответствие с усилията си за цифрова трансформация или инициативите за анализ на данни, ако не закупят платформи, които подкрепят усилията в областта на правото и съответствието.
Какво възпрепятства приемането на технологиите?
Съществуват няколко пречки пред приемането на технологиите. От една страна, Макданиъл каза, че правните отдели често не получават бюджет за инвестиции в технологии. Това означава, че те са останали с ръчни процеси или основни софтуерни решения, които превръщат работата в изолирана, некоординирана и дори уязвима.
Друга пречка за използването на технологиите е липсата на умения за работа с тях в правните отдели. Много от служителите там все още имат старо виждане за това как да изпълняват своите роли. Както споделя Макданиел, те изпитват страх от това, че новите технологии могат да ги изместят в работата, затова се придържат към това, което вече знаят.
Проследяването на данни с цел разработване на анализи, които предоставят полезна информация, за да помогнат на правните екипи, става все по-важно. Това е така, тъй като компаниите са изправени пред повече регулации и непосилни глоби, които могат да навредят на приходите и репутацията им.
