Шест идеи за управление и ангажиране на международен екип при дистанционна работа

Даниела Найденова

Даниела Найденова се занимава с маркетинг от 2005 година, отговаряла е за създаването, позиционирането и развитието на редица продукти и услуги. Като собственик на студио за уеб дизайн и UX/UI дизайнер, тя ръководи международен екип, работещ от различни точки на света. Poaranta Digital обслужва клиенти от американския, английския и българския пазар.

В тази статия Даниела споделя няколко съвета, базирани на нейния тригодишен опит, относно това как да задържиш и ангажираш кадрите си при работа от дистанция.

Дистанционната работа – временно явление или бъдещето

Голяма част от собствениците на бизнеси все още смятат дистанционната работа за временно явление или мода, но от позицията на моя тригодишен опит и наблюдения мога да твърдя, че този начин на работа се утвърждава и развива бързо по целия свят. В момента работя в екип с хора от САЩ, Мексико, Испания и Филипините. Всички те са невероятни специалисти в своята област и би било трудно и значително по-скъпо, ако се опитвах да намеря хора с този опит и знания, ограничавайки се до локацията на града и дори държавата, в която съм.

Различен процес за подбор и присъединяване на нови кадри към екипа

Едно от предимствата на възможността да работиш с хора от целия свят е това, че наистина работодателите имат голям избор. Често за една позиция се получават над 400 кандидатури. За да ги отсеем, в началото поставяхме различни задачи и в зависимост от изпълнението им се спирахме на кандидат. Много бързо обаче осъзнахме, че това ни забавя и често, въпреки че задачите бяха изпълнени перфектно, с течение на времето се оказваше, че човекът, на когото се бяхме спрели, не е най-доброто попълнение към екипа.

Всъщност едно от първостепенните изисквания за дистанционната работа е способността да носиш отговорност под минимум контрол и да организираш сам работния си ден. Разбирайки това, променихме процеса, като създадохме двуседмичен тестови платен пробен период, който максимално се доближава до реалната позиция. Кандидатите влизат в системата за управление на проекти, получават конкретни задачи със срокове, работят с хората от екипа, участват в срещи. По този начин добиват много ясна представа за начина на работа, културата и организацията на процесите и изискванията и дали могат да се впишат в тях.

Ефективна система за управление на ежедневните задачи и вътрешната комуникация

Едно от предизвикателствата, когато работиш с международен дистанционен екип, е, че всички проекти, задачи и процеси трябва да бъдат изключително добре организирани, така че да се следи изпълнението им на всеки етап. Като система за управление избрахме Click Up, тъй като е изключително гъвкава и всеобхватна, a в същото време позволява на всеки от ползвателите ѝ известна свобода при начина на визуализиране и организиране на задачите си. Изпълнението на последните се следи на няколко нива – дневно, седмично и месечно. Задачите имат различни статуси, като по този начин мениджърът на проекта има ясна картина във всеки един момент – кой до къде е в изпълнението им и от каква помощ има нужда. Click Up позволява и автоматизация на регулярните задачи. При изпълнение на една от тях, автоматично се отваря новата и по този начин се избягват времеви слотове, в които няма възложени задачи.

За вътрешна комуникация използваме Slack. За организация на базата с данни и календари – Notion. Разбира се, в седмицата имаме задължителни регулярни видео срещи през Zoom, които се записват и съхраняват за определено време.

Превръщаме часовата разлика от пречка в предимство

Все още голяма част от работодателите се съобразяват с часовата зона, в зависимост от локацията на компанията, но за част от екипа би било непродуктивно да работят в късни вечерни часове. Определихме време за отговор на всеки член от екипа до 24 часа и процес за ежедневно следене на съобщенията. Това позволява на всички да работят, когато се чувстват най-продуктивни. Времето за реакция при спешни ситуации също е съгласувано с клиентите и подизпълнителите извън екипа. Даваме възможност за платен отпуск в дните, които са неработни национални празници за всяка страна и по този начин показваме уважение към различната култура.

Обратна връзка чрез градивна критика по метода Radical candor

Обратната връзка е изключително важна, затова я предоставяме още на ниво изпълнение на задача, като одобрение или съвети. Всеки от екипа има месечна среща с директния си мениджър. На всеки три месеца преминаваме през обратна връзка по концепцията Radical Candor. Това е метод на двустранна градивна критика и нямаш право на отговор „всичко е наред“. Един от основните въпроси, които обсъждаме, е: „Смяташ ли, че вършиш работата, която искаш, и има ли друга област, в която искаш да се развиваш?“ Този метод ни помага да откриваме проблеми в много ранен етап и да генерираме много нови идеи.

Равнопоставено участие в целеполагането и подобряването на процесите на работа

Всички членове на екипа трябва да се чувстват равнопоставени и ангажирани в процесите за подобряване на работата. Всяка от регулярните ни срещи започва с въпросите: „Какво се случи добре през изминалата седмица и какво зле?“, „Какво мислиш, че може да подобрим?“

Забавления и споделяне

Голяма част от хората, които са избрали дистанционната работа, преди това са били в корпоративна среда и са останали до известна степен разочаровани от нея. Едно от предимствата на дистанционната работа е възможността да организираш сам времето си, но като основен недостатък се сочи изолацията.

Имайки предвид последното, се стараем да създадем среда, в която хората от екипа да се опознаят и да се чувстват сред приятели. Всеки понеделник след обсъждането на работния процес оставаме време за всеки да сподели лични цели и как е минал уикендът му. Имаме и предвидено време за петминутна презентация по тема, свързана с хобитата на всеки член от екипа.

Организираме състезания с гласуване – като например кой е най-добрият имейл, попаднал в пощата ми, за които има обявена награда.