Решаване на проблемите в екипа с помощта на ситуационен анализ

Всеки човек извършва ситуационен анализ (или анализ на актуалните ситуации) съзнателно или несъзнателно, всеки ден – от ранна детска възраст до напреднала възраст. Без него не можете да направите крачка.

На битово ниво това е анализ на текущата ситуация, за да се определят моментните перспективни действия и поведенческа линия. Процесът на ситуационен анализ „стартира“ от голямо разнообразие от събития: появата на нова играчка от приятелка, прогноза за времето, влошаване на отношенията в работната група, промени в ситуацията на валутния пазар, избор на младоженец и т.н.

Ситуационният анализ е процес на оценка на външните и вътрешните обстоятелства (в миналото, настоящето и бъдещето), за да се определи най-рационалната поведенческа линия. Ситуационният анализ на минали събития предоставя безценен опит в оценката на степента на правилност на база предишните разсъждения и действия. Нуждаем се от ситуационен анализ на текущите събития, за да решим как да се държим. Ситуационният анализ на очакваните събития се нарича прогнозиране.

Проблемът никога не „пада от небето“. Това е резултат от:

• променени външни условия;
• променени вътрешни условия (състояния);
• появата на неочаквано препятствие;
• прояви на нови аспекти, перспективи, открити в резултат на нашите действия;
• намерението ни да се заемем с нова тема, нова сфера на отношения (дейност, производство), тоест да се занимаваме с нещо, в което няма предишен опит.

Защо е необходимо специално да развиваме уменията за ситуационен анализ, ако така или иначе постоянно го използваме? Факт е, че така нареченият ежедневен ситуационен анализ често ни проваля. Не се доверяваме твърде много на резултатите от собствения си анализ и се обръщаме за помощ към знаещ човек (приятел, шеф, юридическа консултация, психолог). Кои са основните недостатъци на битовия ситуационен анализ?

• Недостатъчно развитие на „дисциплинираното” мислене: хаотично разсъждение, постоянно прескачане от едно обстоятелство в друго, непълен анализ на предшестващите, „зацикляне” в детайли, лутане в собствените асоциации;
• Анализ, като правило, на един, най-очевидния сценарий на действия (тъй като по-голям брой сценарии „не се съхраняват” в главата);
• Недостатъчно внимание към „вторичните” обстоятелства (факти, условия, лични състояния), които може би попадат в категорията „вторични” поради липсата на информация за тях, а не поради тяхната реална незначителност;
• Прибързано желание за достигане до крайния резултат от анализа, пренебрегване на видимите „малки неща”;

• Силен емоционален фон, на който и под влияние на който се извършва хаотичен (или дори истеричен) анализ на ситуацията;
• Липса на вътрешно доверие и увереност в надеждността на резултатите от своя анализ.

Технологично ситуационният анализ се състои от три последователни автономни етапа (процедури).

Етап I: „създаване на поле от идеи, варианти, сценарии“

Този етап включва съставянето на пълен набор (списък) от възможни сценарии за развитие на анализираната ситуация. Освен това се избират само онези възможни сценарии, които представляват интерес за този, който анализира. Терминът „сценарий“ е по-подходящ тук от термина „варианти“, тъй като предполага определени действия (поведенческа линия в сценария в развитие на дадена ситуация).

Условия за изпълнение на етап I:

1. Не се разсейвайте от бърз анализ на най-интересните, прости или предпочитани сценарии.
2. Преминете през всички по принцип възможни сценарии.

Първият етап от ситуационния анализ трябва (особено в началния етап на формиране на умения) да се извърши писмено, дори и за прости ситуации, тъй като:

• писменото изложение дисциплинира мисленето;
• нагледността на целия набор от възможни сценарии прави възможно те да не се съхраняват в паметта постоянно;
• става възможно да се върнете към прекъснатия анализ (дори и в бъдеще – да проверите качеството на вашия анализ).

Първият етап завършва, когато пред очите ви има изчерпателен набор от сценарии.

II етап: „оценка и подбор“

Този етап включва експресен анализ на всички сценарии, за да се избере най-вероятните (перспективни, желателни). В края на етапа трябва да бъдат оставени поне два и не повече от три или четири рационални сценария. Изключването от разглеждане на други сценарии или прехвърлянето им в междинна памет се извършва въз основа на оценка на рисковете от тяхното отхвърляне. Критерият за риск във всяка ситуация е различен – общото обединяващо свойство за тях е с голяма значимост за анализиращото лице или членовете на екипа.

Етап III: „план за действие“

На този етап се случва следното:

1. Сравнение на избраните рационални сценарии по ключови параметри на тяхното динамично развитие.
2. Търсене на допълнителна информация за вторични фактори, които потенциално могат да „мигрират“ от второстепенни към ключови в реалния ход на събитията.
3. Оценка на възможните последици за всеки вариант в перспектива на развитие.
4. Избор и обосновка на крайния сценарий на действия по отношение на нивото на надеждност с най-висока вероятност и най-нисък риск от негативни последици.
5. Преминаване към постоянен контрол на останалите сценарии с цел своевременно преминаване към тях в случай на негативна промяна в прогнозирания ход на събитията.
6. Изготвяне на съгласуван план за действие, насочен към реализиране на най-рационалния сценарий.Ситуационен анализ в контекста на решаване на приложни проблеми от екип: технологията „осем стъпки“.Стъпка първа. „Мъглива ситуация„. Тук всеки член на екипа отговаря на въпросите:
   • Какъв според вас е проблемът?
   • Как бихте определили естеството на проблема?

   Ако тези въпроси са трудни за отговор, тогава въпросът се преформулира:

Подкрепете сайта и се абонирайте за съдържание.

This is premium stuff. Subscribe to read the entire article.

Login if you have purchased

Влезте в HR Клуба

Получете достъп до HR Премиум съдържание, Обучения, Матрици и Тестове
Повече от 1000 статии.

Абонирайте се за HR Клуб