Благодарение на бързото развитие на технологиите, представители на много професии без затруднения могат да се преместят на работа от офиса в дома (Work from hom). Причините за това може да са огромен брой: създаването на специализирани дистанционни екипи, ремонти в офиса или временни мерки за профилактика на вирусни заболявания, както се случва сега.
В светлината на последните събития, дори такъв корпоративен гигант като Google изпраща своите служители в Work from home. Много глобални компании, включително Amazon и Facebook, имат същата тактика. Ако вече сте изпратили служителите да работят от домовете си, или смятате да го направите, тази статия е за вас.
Ще обсъдим как да прехвърлим служителите към Work from home, без да навредим на работния процес и какво да направим, за да поддържаме и развиваме корпоративната култура на разстояние.
Правило номер 1. Правилна комуникация
На първо място, след прехода на цял екип към отдалечено сътрудничество, комуникацията страда. Служителите, които са свикнали непрекъснато да общуват в офиса, бързо да получават отговори на въпроси, в началото може да са неудобни за обсъждане на задачи онлайн. Основната задача на HR специалиста по този въпрос е да контролира преминаването на служителя от офлайн към онлайн и да създаде всички необходими условия.
Не по-малко важна е комуникацията между компанията и служителите. Във време, когато персоналът работи отдалечено, си струва да общувате с тях по информационни канали възможно най-често, особено по отношение на работата от дома.
Напишете правила, които да съдържат следните елементи:
- Пояснения, как ще протича работата от дома (график, заплащане, промяна на порядъка на отчетност);
- Избройте работни чатове, в които ще се обсъждат задачите;
- Напомнете как могат да получите необходимия достъп и с кого да се свържат;
- Посочете как могат да получат оборудване за работа от вкъщи.
Също така на всички екипи трябва да се осигурят условия за редовни митингисъвещания в онлайн формат. За да направите това, можете да използвате програми като:
- Skype с групов видео чат за до 50 души и възможност за показване на презентации, видеоклипове и т.н.
- Slack, където в платената версия могат да се обаждат до 15 души.
- Zoom с възможност за организиране на конференция за до 100 участници безплатно.
- Google Hangouts, който ви позволява да организирате конференция за до 10 участници, както и да споделяте файлове и изображения в чата.
- BlueJeans, в който срещу заплащане можете да организирате видео разговор за до 100 участници, както и конференция за до 15 000 участници.
В допълнение към видеообажданията може да са ви необходими:
- Използване на работния имейл (настройване чрез работни клиенти MailBird, Mozilla Thunderbird, The Bat и т.н.).
- Облачни базирани инструменти за управление на проекти като JIRA или Trello.
- Инструменти за проследяване на времето
- Пространство за сътрудничество като Confluence или Basecamp.
Work from home изисква прозрачност и онлайн процеси. Но не забравяйте, че организацията на правилната комуникация в екипа не е грижа само на HR специалиста, но и на ръководителите на проекти, ръководителите на екипи и всеки член на екипа. Важно е служителите да разбират своята собствена отговорност за функционирането на оборудването, стабилната интернет връзка и самоорганизацията.
Правило номер 2. Ефективни срещи
Прехвърлянето на комуникации онлайн не е толкова лесно, колкото изглежда на пръв поглед. Това, което може да се обсъжда на срещи в офиса, понякога може да се реши чрез гласуване в общ чат или във формат на анкета. Не винаги се нуждаете от обаждания, защото те наистина отнемат много време на специалистите. При Work from home всичко, което може да се реши в кореспонденция, се решава в кореспонденция. Когато разговорите са наистина необходими, те трябва да преминат ефективно:
- Използвайте обаждания за решаване на общи задачи и общи действия.
- Телефонирането трябва да има конкретна тема, с която участниците са запознати.
- Участниците трябва да бъдат подготвени за темата на планираното обаждане.
- Що се отнася до общи срещи с изпълнителни директори или ръководители на отдели, те не трябва да бъдат отменени, а просто да се провеждат онлайн. Не забравяйте, че всеки служител се нуждае от чувство за участие в корпоративната култура, особено когато не е в офиса.
Правило номер 3. Обединяваща корпоративна култура
Около 70% от служителите се чувстват изолирани, когато работят дистанционно. Ето защо за HR специалиста е толкова важно да поддържа екипния дух.
Действително функциите на HR мениджъра включват не само организацията на работа в екип, но и отдих. Насърчавайте създаването на неформални корпоративни чатове през отдалечения период на работа, организирайте творчески сесии за мозъчна атака. Постоянно публикувайте официалната информация от компанията, така че служителите винаги да са в течение.
Персоналът не трябва да има усещането, че сякаш изпадат от офис живота и корпоративните събития. Помислете как можете да пресъздадете тази атмосфера и да обедините екипа, след като се върнат в офиса.
Правило номер 4. Култ на доверие
На първо място: доверете се на вашия екип. Вашите служители абсолютно не се променят като професионалисти, работещи от дома. Много мениджъри се страхуват, че Work from home намалява производителността поради липса на пълен контрол.
Но данните от двугодишно проучване, проведено в университета в Станфорд, опровергават тези притеснения. Работата от разстояние не намалява, а увеличава производителността, еквивалентна на офиса на пълно работно време. Служителите, които са работили у дома, са работили по-често на пълна смяна. Спестявали са време, което обикновено се изразходва за разсейване на разговорите за чаша кафе в офиса, закъснение за работа и желание да си тръгнат рано, за да имат време за семейството.
Ако веднъж сте наели интелигентни, надеждни служители, те ще останат умни и надеждни, дори и да не сте „над главите им“ в офиса. Както казва Джейсън Фрид в книгата си „Remote. Офисът не е задължителен“:„ Ако не можете да разрешите на служителите си да работят от вкъщи поради страха, че ще работят без ваше наблюдение, вие сте бавачка, а не мениджър. “
По този начин задачата на HR мениджъра за периода на отдалечена работа е да направи всичко възможно от страна на компанията, така че служителят да има необходимите условия за комфортна работа Work from home и да се чувства включен в общия бизнес. Всичко останало зависи от човека, който отива на „дистанционно“. На практика добрият служител изпълнява задачите ефективно, където и да се намира, просто му дайте време да се адаптира.
