Колко често чувате служителите ви да казват: „това не ми е вписано в
длъжностната характеристика, няма да го направя“? Аз съм го чувала твърде много,
прекалено много. Длъжностните характеристики са основен инструмент за дефиниране
на ролите и отговорностите в една организация. Въпреки това, традиционният начин на
тяхното формулиране често се оказва неефективен и дори контрапродуктивен.
Основният проблем е фокусът върху входящите (input) дейности, тоест какво
служителят трябва да прави, а не върху реалните изходни (output) резултати, които
определят ефективността на дадена позиция.
В тази статия ще разгледаме как този подход ограничава организационния
успех и защо преминаването към длъжностни характеристики, които са ориентирани
към резултати може да повиши ефективността във вашата организация.
Ограниченията на традиционните длъжностни характеристики
Конвенционалните длъжностни характеристики се основават на дълги списъци
с отговорности, често описани с глаголи като „администрира“, „организира“,
„планира“ и „поддържа“. Проблемът е, че тези описания се фокусират върху
дейностите, които служителят трябва да извършва, а не върху резултатите, които
трябва да постигне. В резултат на това, те не служат като ефективни ръководства за
работа и могат да доведат до неефективност в управлението на служителите.
Неефективността на традиционните длъжностни характеристики включва няколко
ключови аспекта:
- Те не се използват реално от мениджърите в ежедневната им работа.
- Често са създадени, за да оправдаят структурни промени или разлики във
възнагражденията, вместо да подпомогнат ефективността в работата. - Те насърчават фокус върху задълженията, а не върху резултатите.
- Могат да имат негативно влияние върху организацията, като поддържат остарели или неефективни практики.
Основната грешка: Фокус върху входните резултати
Най-често срещаната грешка при формулирането на длъжностните
характеристики е изброяването на това, което служителят трябва да прави, а не върху
това, което трябва да постигне. Тоест, традиционните длъжностни характеристики
определят ефективността въз основа на извършените дейности, а не на
постигнатите резултати. Например, ако дадена длъжност включва „изготвяне на
политики“, това не означава, че самото изготвяне на политиките е ефективност.
Ефективността трябва да се измерва според въздействието на тези политики върху вземането на решения или подобряването на бизнес процесите. Този проблем често се
среща в управлението на различни позиции. Един пример е длъжностната
характеристика за позиция „Специалист обучение и развитие на персонала“.
Традиционните характеристики биха посочили, че той „провежда тренинги“ и
„разработва учебни материали“. Вместо това, ефективността трябва да се измерва въз
основа на повишените компетенции на обучените служители и тяхната продуктивност.
Как да преминем към длъжностни характеристики, ориентирани към
резултати
За да повишат ефективността на служителите си, организациите трябва да
преосмислят начина, по който формулират длъжностните характеристики. Това, което
аз съветвам е да се помогне на мениджърите и служителите да възприемат работата си
в термини на резултати. Този преход включва следните ключови промени:
1. Определяне на ефективност чрез резултати
Вместо да се фокусират върху списък от дейности, длъжностните
характеристики трябва да определят ясно какви резултати трябва да бъдат постигнати.
Например, вместо „осъществяване на връзки с други отдели“, по-добрият вариант би
бил „осигуряване на ефективно взаимодействие между отделите, което води до по-
бързо изпълнение на проектите“.
2. Измерими цели
За да бъде ефективността ясна и измерима, е необходимо да се поставят
конкретни показатели. Например, при мениджър продажби, вместо да бъде описано, че
„разработва стратегии за продажби“, може да се заложи цел като „увеличаване на
продажбите с 15% за следващите 6 месеца“.
3. Връзка с организационните цели
Длъжностните характеристики трябва да бъдат обвързани с по-големите
стратегически цели на компанията. Всеки служител трябва да разбира как неговата
роля допринася за цялостния успех на организацията. Това не само подобрява
ефективността, но и повишава мотивацията и ангажираността на персонала.
Преосмислянето на длъжностните характеристики от фокус върху входните
резултати към ориентация към изходните резултати може значително да подобри
ефективността на организацията. Вместо да се съсредоточавате върху дейностите,
които изпълнявате, като мениджъри трябва да изготвяте така длъжностните
характеристики на вашите подчинени, че те да постигат конкретни и измерими
резултати. Този подход не само ще оптимизира управлението, но и ще създаде по-
продуктивна и устойчива организационна среда. В крайна сметка, ефективността не се
определя от това какво правим, а от това какви резултати постигаме.
ЗА АВТОРА
