Информационна система за служителите
Информацията е ключът към всичко. Трябва да научите силните страни на враговете си и да разберете кой от приятелите ви не е ваш приятел.
Веднага след като стане възможно автоматично информиране на служителите, животът на секретарите, а в бъдеще и човешките ресурси, ще бъде много по-лесен. Разбира се, никой не е отменил личните комуникации, но незабавно да уведомите няколко хиляди души или един конкретен служител е много по-лесно, използвайки автоматизирана информационна система, отколкото ръчно или лично. Единната централизирана информационна система също прави използването на наличните човешки ресурси по-ефективно, а скоростта на отчитане и събиране на информация става на по-висока.
Оценка ефективността на работата на персонала
KPI и други показатели няма да бъдат въведени в обобщените таблици, освен ако не са включени в системата. Нередовни прегледи от ръководителите и липсата на прогресивни инструменти за оценка водят до неправилна информация за нивото на ефективност на служителите. Навременните събрани и анализирани данни от KPI предоставят възможност за бързо обобщение, анализ и навременно предприемане на коригиращи действия в бъдеще.
Отчитане на работното време
Различните компании се борят с това по различни начини: обикалят всяка сутрин и всяка вечер с таблици, в които поставят отметки, използват цифрови карти или перфорирани билети с настройка на времето и т.н. Но след това трябва някъде да въведете всички тези старателно събрани данни. Проследяването и оценяването на картите за отчет чрез електронни таблици е труден и неефективен процес. Автоматизираното събиране и сортиране на документи от този вид, опростява процеса на събиране на информация и нейната оценка, както и намалява времето, което HR прекарва за ръчно за актуализиране на информационния лист на всеки отделен служител.
Наемане на нов служител
Събирането на документи при наемане, първия работен ден, когато все още нищо не е готово, въпреки че трябва, закъснялото представяне на счетоводния отдел – всичко това може да бъде избегнато във вечния процес на получаване на работа. Всичко това трябва да бъде автоматизирано, така че никой да не е изненадан от появата на новия служител и да не се губи цял ден, за да издадат необходимите документи, пароли, вход и други неща, без които процесът няма да започне. А ангажираността, лоялността и ефективността на служителя зависи от това как започва.
Въвеждане в работния процес
Автоматизирането на представянето на служител или въвеждането му в позиция подобрява комуникацията и ви позволява да оцените ефективността от първия ден, намалява времето за аклиматизация на служителя по отношение на готовност за работа от една седмица до няколко часа, а също така гарантира, че новоназначените служители нямат проблеми с физическото обезпечаване на техния труд.
Напускане на служител
Докато този процес не бъде автоматизиран, прехвърлянето, разбъркването и като цяло уволненията в голяма организация създават много недоразумения за HR отдела и други свързващи връзки между различните части на компанията. Освен това, вече има технологии, които позволяват да се предпише план за приемственост и заместване на служителите. Той помага да се избегнат прекъсвания във важни работни процеси в случай на форсмажорни обстоятелства.
Заявления за отпуск
Докато процесът на заявления за отпуски не бъде автоматизиран, до лятото вашия отдел за човешки ресурси ще бъде зает с купчини формуляри, имейл съобщения и сметки на кой колко дни му се полагат. Няколко кликвания в системата ще позволят на HR да разбере за желанието на служителя, счетоводният отдел да разпредели заплащането на отпуски и мениджъра да получи готова папка с изчисления и извлечение. Звучи като магия, въпреки че за HR без автоматизация това е трудоемък и не особено привлекателен процес.
