Инструментът аутсорсинг не е ново понятие за пазара.
Терминът означава взаимноизгодно сътрудничество с външен доставчик на бизнес услуги, на който се прехвърлят един или повече бизнес процеси.
Но кои компании се нуждаят от аутсорсинг?
В нашата статия се фокусираме основно върху аутсорсинга с транзакционни функции.
Какво представлява аутсорсинга с транзакционни функции?
За аутсорсинга с транзакционни функции, включително счетоводството на човешките ресурси и счетоводството на заплатите, е написано и казано много. Всяка компания доставчик със сигурност ще изброи материалните и нематериалните ползи от аутсорсинга на транзакционни процеси. Сред тях са:
- Аутсорсингът е съвременен инструмент за подобряване на ефективността на компанията, който позволява неприоритетните процеси да бъдат изнесени извън организацията.
- Клиентът превръща капиталовите разходи в оперативни, тъй като доставчикът се грижи за собствените си капиталови разходи.
- Доставчикът е винаги фокусиран върху нуждите на клиента.
- Клиентът винаги има възможност да контролира времето, обхвата и цената на услугата.
- Клиентът може да използва експертния опит и най-добрите практики в различни бизнес области, тъй като портфолиото от клиенти на доставчика обикновено е диверсифицирано.
- Възможно е да се ангажират допълнителни ресурси на доставчика за временни/постоянни работи, което не винаги е възможно вътрешно.
- Клиентът има възможност да прехвърли отговорността си в случай на глоби, санкции.
Как да разберем кога е необходим аутсорсинг?
За да се разбере дали е необходим аутсорсинг и дали функцията е готова да прехвърли процесите на външен доставчик, се използва експресна диагностика на бизнес процесите.
Този инструмент се състои от няколко компонента:
- интервюта със собствениците и участниците в процесите, които ще бъдат прехвърлени за обслужване;
- експресна проверка на съществуващата ИТ инфраструктура и нивото на автоматизация;
- анализ на текущата производителност на служителите;
- анализ на текущите разходи за функцията.
Понякога се включва и кратък SWOT анализ на текущото състояние на функцията и оценка на нейната зрялост.
В зависимост от големината на организацията бързата диагностика на функцията за управление на човешките ресурси обикновено отнема 2-4 седмици.
Каква е ползата от бързата диагностика за клиента?
Клиентът получава следните резултати от бързата диагностика:
- Анализ на текущото състояние на избраната функция и нейната готовност за аутсорсинг
- Препоръки за подобряване на процеса – области за развитие и усъвършенстване
- Възможности за обслужване на функцията след прехвърлянето и оценка на финансовите ползи
- Пътна карта за проекта за прехвърляне на избраната функция.
Тези резултати могат да доведат до решения за възлагане или отказ от възлагане на външни изпълнители.
ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ... Методи за оценка на модели на компетентност Системи за оценка при изпълнението на работата Как да управлявате знанията на служителите си?
Може ли експресната диагноза да не завърши с аутсорсинг?
В практиката не всяка експресна диагноза завършва с аутсорсинг. Сред най-често срещаните причини са икономическите – аутсорсингът би бил икономически неизгоден за клиента.
Освен това, преди прехвърлянето на процесите към външен доставчик често е необходимо да се извърши реинженеринг на качеството на процесите, а в някои случаи е необходимо да се възстановят досиетата на персонала и загубените данни, като резултатите от диагностиката ще помогнат да се определят приоритетите на тези дейности.
Като анализ на най-високо ниво е добре да проверите дали вашата компания се нуждае от аутсорсинг. И най-вече дали той ще ви помогне да се справите със задачите, с които се сблъсквате.
Ако една или повече от тези точки са валидни за вашата организация, твърде вероятно е аутсорсингът да не бъде от полза:
- Бизнес процесите ви не са прозрачни, не са съгласувани между отделите и на този етап от развитието на компанията ви не сте готови да отделите време за реинженеринг на процесите.
- Вие сте малка организация, в която функцията по управление на човешките ресурси и изплащане на заплати не е основна функция на служителите, които я изпълняват.
- Разполагате с малко количество документи.
- Вашата компания има сиво счетоводство.
- Намирате се в регион, в който заплатите са сравнително ниски.
Трябва да обмислите ползите от аутсорсинга за компанията си, ако:
- Искате да спестите разходи и да поръчате аутсорсинг на по-ниска цена, отколкото при запазване на персонала
- Готови сте да се съсредоточите върху управлението на бизнеса, а не върху транзакционните процеси.
- Вече успешно сте възлагали на външни изпълнители други функции или процеси и опитът с възлагането на външни изпълнители не е нов за вас.
- Служителите ви непрекъснато се увеличават и управлението им става все по-трудно.
- Служителите в сферата на услугите не са ориентирани към клиента и го правят, „защото винаги са го правили“.
- Текучество на персонала и възникване на конфликти
- Служител, отговарящ за човешките ресурси, е подал оставка или е излязъл в отпуск по майчинство.
- Настоящата ви функция по човешки ресурси не може да се справи с крайните срокове и пиковото натоварване, а вие не разполагате с ресурси за допълнителни задачи.
Ето защо, преди да вземете решение за аутсорсинг на функции, най-важното е да си отговорите на въпросите „Защо?“ и „Какво можем да постигнем чрез аутсорсинг?“. Чак след това започнете преговори с потенциални доставчици на услуги.
Полезни биха били и референтните посещения на доставчици на услуги и обмяната на опит с компании, подобни на вашата, които използват аутсорсинг на бизнес процеси.
