sHRedy е иновативен софтуер, който няма аналог в страната. Напълно законово дигитализира всички процеси, свързани с трудовите правоотношения и изцяло елиминира хартията между работодател и служител.

Юлиян Маслянков e главен изпълнителен директор на ИТ компанията TBI Info и стартъпа HRM Solutions, създал първото легитимно електронно трудово досие sHRedy.

Сериен предприемач с над 25 години професионален опит в изграждане на иновативни решения за ентърпрайс клиенти, с опит в големи международни компании и стартъпи. Сфери на компетенции: застраховане и пенсионно осигуряване, здравно застраховане, внедряване и експлоатация на ERP, CRM, HCM и BPM системи.

Интервю с Юлиян Маслянков: sHRedy е иновативен софтуер, който няма аналог в страната. Напълно законово дигитализира всички процеси, свързани с трудовите правоотношения и изцяло елиминира хартията между работодател и служител.

Автоматизирани процеси в трудовите правоотношения, безхартиени документи и онлайн управление на дейността на HR служителите – това са само част от основните предимства, които електронното трудово досие sHRedy обещава на ползвателите си. Какво представлява досието и изцяло легитимни ли са решенията, които дава?

Електронното трудово досие sHRedy e революционно решение на българския пазар, което напълно законово дигитализира всички процеси, свързани с размяната на документи в трудовите правоотношения и изцяло елиминира „хартията“ между работодател и служител. С sHRedy компаниите автоматизират и дигитализират основните HR процеси като: назначаване/напускане, управление на отсъствия, размяна на документи, архивиране. По електронен път могат да обменят договори, служебни бележки, анекси, заповеди, правилници и др., както и да управляват взаимоотношения, свързани с отсъствия, отпуски, отчитане на работно време, работа от вкъщи или офис.

Решението отговаря на всички законови изисквания като: Кодекс на труда, Наредба за електронни трудови досиета, Закон за електронният документ и електронните удостоверителни услуги, еIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) и Закон за защита на личните данни.

До колко решенията, които sHRedy предлага са необходими на една компания?

Софтуерът, които създадохме, предоставя на едно място решения на проблеми, които компаниите срещат постоянно, като: генериране на големи обеми хартия, тромаво документиране на процесите, нуждата от физическа размяна на документи и съпътстващите процеса разходи за куриери, архивирането, трудното намиране на конкретен документ и предпоставките за грешки и неспазване на срокове, които възникват вследствие на гореизборените.

С sHRedy компаниите не само оптимизират времето за извършване на тези процеси, но осезателно намаляват разходите и повишават ефективността на екипа. HR служителите могат да се съсредоточат върху стратегически важни дейности, имат възможността да управляват всички процеси с няколко клика и от всяко място, дори и от вкъщи – нещо, което до момента беше невъзможно за отдела човешки ресурси.

Софтуерът изцяло трансформира управлението на човешките ресурси. Проблемите и „прекъсванията“ на нормалните работни процеси, които наблюдавахме последните години, вследствие на пандемията, беше само напомняне за потребността хартиените процеси да станат изцяло дигитални. Много компании, които имат задръжки към автоматизирането на процеси и отлагат дигиталната трансформация, срещат трудности и днес – драстично изостават или не успяват да се развиват със същия темп.

В динамичните времена, в които бизнесът е принуден да функционира, решение като sHRedy е необходима, а след време и неизбежна стъпка за стабилно управление на HR процесите в компаниите

Възможността за дистанционна работа е все по-гореща тема, голяма част от интервютата с кандидати за започване на работа се провеждат онлайн. Могат ли и назначаванията на служителите да се случват легитимно онлайн, без физическа среща и подпис на хартия?

С sHRedy отговорът е „Да!“ – можеш да назначиш служител от разстояние, с електронно генериран трудов договор, подписан с дистанционно издаден електронен подпис. И не само – можеш да оформиш документи за напускане, отпуска, болничен, да връчиш за подписване масови правилници и заповеди. С решението всички служители подписват документи дистанционно, със сертифициран електронен подпис, издаден отдалечено. Отпада нуждата от физическа среща и размяна на документи, а правната валидност на всеки електронен документ е гарантирана.

Каква е гаранцията, че личните данни няма да бъдат компрометирани в процеса?

Стандартната инсталация използва хостинг клауд услуги от последно поколение, с много високо ниво на сигурност. Системата е интегрирана със сертифициран доставчик на удостоверителни услуги – Evrotrust, чрез който служителите подписват и получават файлове чрез електронен подпис и електронна препоръчана поща. Достъпът е контролиран с двуфакторна идентификация и сигурността на обменяните документи е гарантирана.

Какво може да очаква една компания, която има интерес да внедри решението в дейността си?

На първо място да получи решение, съобразено с българското законодателство и напълно легитимно за българския пазар. От функционална гледна точка с sHRedy компаниите могат изцяло да премахнат хартията от работното си ежедневие, дигитализирайки взаимоотношенията служител-работодател. Продуктът ги освобождава от необходимостта да водят регистри и хартиени бази с данни и да се губят в тях. Документите се съхраняват на сигурно място и фирмени данни могат да бъдат достъпвани бързо и лесно с контролиран достъп и без риск от загуба на информация. HR служителите могат да излязат от офиса и да работят от всяко място, обработвайки документацията дистанционно, с гарантирана правна валидност на извършваните процеси. Софтуерът оптимизира времето, намалява разходите и повишава ефективността на персонала.

Използвайки решението за автоматизиране на процесите, компаниите запазват облика си – дизайна и визуализацията са съобразени с фирмената идентичност, средата и документите са брандирани спрямо изискванията на клиента. Екипът ни е с богат опит в разработването и внедряването на решения за бизнеса и въз основа на специфичните нужди на компанията можем да добавяме и разработваме допълнителни функционалности, да интегрираме софтуера с други платформи и решения. Следваме тенденциите за функционална и техническа сигурност и предоставяме отделен инстанс за всеки клиент. Предоставяме възможност за допълнителна настройка на всички процеси. Постоянно развиваме решението и добавяме нови и полезни за компаниите функционалности.

Освен управление на процесите свързани с електронното досие, от какви допълнителни функционалности могат да се възползват клиентите на решението към момента?

Покрай ситуацията с пандемията от Covid-19 създадохме две допълнителни функционалности, които не са част от досието. Едната е искане и получаване на разрешение за работа в условията на „home office”, a втората е отчитане на отработеното време, с което познатите на служителите „Човешки ресурси“ таблици за работно време могат да се водят и отчитат в софтуера, а след това да се експортират към билинг или финансова система.

От скоро добавихме като допълнителна възможност за компаниите да интегрираме в решението и 360-градусова оценка за служителите. С услугата компаниите могат да създават с лекота персонализирани анкети за обратна връзка, започвайки от нулата или използвайки за основа готови шаблони от богата библиотека с въпроси, обхващащи ключови умения. След което могат да генерират събраните данни в изчерпателни отчети и да получат прозрачна обратна връзка и богата информация за активността, силните и слабите страни на всеки един от служителите. Обобщените данни им позволяват да поставят конкретни цели за увеличаване на производителността, да менажират и разпределят задачите по-добре, да насърчават личностното и професионално развитие на служителите и да подхранват тяхната лоялност. Служителите от своя страна могат да проследяват всички дейности, свързани с представянето си и да комуникират открито с компанията. Решението повлиява положително и на текучеството на кадри в компанията.

За какви по мащаб компании е подходящо това решение и как се ценообразува внедряването и използването на sHRedy?

sHRedy е иновативен софтуер, който няма аналог в страната. Богатата функционалност, спазената правна рамка и user-friendly средата на работа отличават софтуера от всичко, което сме виждали досега на пазара. Хубавото е, че иновативните дигитални продукти вече са достъпни за всеки бизнес и задръжките във връзка с инвестицията на средства или притеснения, свързани с процесите по интеграция, са неоправдани. Компонентите на ценообразуването при нас са: цена за първоначално внедряване, която включва услугите по началното конфигуриране и обучение, и месечни абонаментни такси, на база на броя служители и броя хора, които ще подписват от страна на работодателя. Всяка компания, която има собствено администриране на персонала, има нужда от подобно решение. Ако трябва да обобщим, sHRedy е подходящо решение за компания с персонал над 50 души, но сме помислили и за по-малките компании, които също могат да се възползват от възможностите на софтуера, чрез наша партньорска компания, която се занимава с аутсорсинг на пейрол и административни услуги.