Като мениджъри много често ни се налага да използваме своя авторитет, за да осигурим ефективното функциониране на организационната структура и системите за управление на персонала и ресурсите. Ситуацията, в която се намираме като ръководители или в която ни предстои да попаднем, се състои от определен брой фактори, които много често се повтарят във всяка една организация. Тези фактори биват:
- „шеф“, пред когото отчитаме своята дейност, неговата позиция, стил на работа и пр.;
- „подчинени“, които ръководим;
- „климатът“ в нашата организация и технологиите, които се прилагат. Във всяка организация са валидни определени правила, концепции и пр.;
- „колеги“, които очакват от нас определена дейност, нашите отношения с тях, тяхното влияние и пр.;
- задачите и дейностите, които трябва да бъдат изпълнени, необходимите и достъпните познания и време за тяхното изпълнение.
В динамичния свят на бизнеса, където дигитализацията и глобализацията постоянно диктуват правилата на работа, лидерството остава един от основните фактори на успеха. Но как можем да бъдем успешни лидери в днешно време? Както се казва, ако искаш нова идея, прочети стара книга. Докато нови управленски концепции се появяват и избледняват, един класически мислител все още оказва трайно влияние върху управлението на хора – Анри Файол, наричан още „истинският баща на модерната теория на управлението”. Неговите 14 принципа, формулирани за пръв път в Administration industrelle et generale през 1916 г., не само са устояли на времето, но и продължават да формират съвременния лидер, насочвайки организациите към по-ефективно управление на човешкия капитал.
Принципите на Анри Файол не са просто исторически реликви, а основополагащи идеи, които продължават да оформят съвременните управленски практики. В свят, в който организациите се борят с предизвикателствата на глобализацията, бързо развиващите се технологии и изменящите се очаквания на служителите, тези класически концепции се приспособяват и модифицират, за да отговорят на новите изисквания. Компаниите, които успяват да приложат тези принципи по начин, съобразен със съвременната бизнес среда, демонстрират по-висока ефективност, по-голяма ангажираност на служителите и по-добра адаптивност към променящите се условия.
Така например, според третия принцип на Файол дисциплината (Discipline) е основополагащ елемент за ефективното функциониране на всяка организация. Прилагайки принципа на дисциплината, всички служители трябва да следват установените правила и процедури, което води до по-добра организация и продуктивност. Освен това, дисциплината е свързана с изграждането на култура на взаимно уважение и доверие в организацията. Много често срещано е клишето, че „нищо няма да убие по-бързо един страхотен служител от това да ви гледа как толерирате един лош служител“. Това, обаче, е самата истина и много организации не могат все още да осъзнаят, че това е една от основните причини да губят своите таланти. Ето защо мениджърите трябва да бъдат насърчавани да създават среда, в която всички служители се чувстват мотивирани да спазват правилата и да работят ефективно. Едни от най-големите и успешни компании в света като Toyota Motor Corporation, IBM, Procter & Gamble и Walmart прилагат принципа на дисциплина на Файол, за да поддържат високи стандарти на работа и ефективност.
Друг принцип, който е фундаментален за успеха на една компания е четвъртият – Единоначалие (Unity of command). Според този принцип, всеки работник трябва да получава нареждания само от един непосредствен негов началник. Това означава, че служителите трябва да имат един ясен източник на инструкции и ръководство, за да се избегнат обърквания и противоречиви заповеди. Малко са компаниите, обаче, в които стриктно се спазва този принцип. Много често служители получават задачи от два източника, като по този начин са поставени в неудобната ситуация „да избират“ кой ръководител да „уважават“ повече. Това е така, защото в тези организации организационните структури са неясни или несъществуващи и служителите нямат точна представа кой е техният пряк ръководител.
Спазването на петия принцип – единство на ръководство (Unity of Direction) е също много важен за успеха на организациите. Според този принцип, всички дейности, които имат една и съща цел, трябва да бъдат ръководени от един ръководител и да следват един план. Във всяка организация трябва да има само една цел, един план и една визия. Уверете се, че служителите ви разбират йерархията (авторитета), че са запознати със структурата на организацията, че знаят къде е тяхното място в нея и че са отдадени на целите й. Много мениджъри пренебрегват този аспект, а той е основополагащ за ефективното функциониране на един екип и една компания. Прилагайки този принцип, в организацията ще бъдат осигурени: координация – всички дейности ще са насочени към една обща цел и ще се ръководят от един човек; ефективност – единството на ръководство намалява дублирането на усилия и ресурси, което води до по-ефективно използване на наличните ресурси; яснота – когато има един план и един ръководител, служителите имат ясна представа за своите задачи и отговорности, което намалява объркването и конфликтите. Компаниите често не осъзнават колко ресурси се губят, когато един и същи проект има повече от един ръководител. Това обикновено се дължи на неспособността на назначените служители да разберат същността на понятието “управление на проекти”.
Един от често срещаните проблеми на организациите, който аз нерядко наблюдавам е неприлагането и на деветия принцип на Файол – Яснота в йерархията (Scalar Chain). Според този принцип, трябва да има ясна верига на командване в организацията, която да се простира от най-високото до най-ниското ниво на управление. Този принцип е изключително важен, защото: осигурява ясна комуникация, подобрява координацията, увеличава отговорността и намалява конфликтите – когато служителите знаят точно кой е техният непосредствен ръководител, това намалява възможността за конфликти и обърквания.
В крайна сметка, принципите на Файол продължават да бъдат пътеводна светлина за тези, които търсят да изградят ефективно управление на хората и да създадат работна среда, в която служителите се чувстват мотивирани, ангажирани и подкрепяни. Това е безценно наследство, което не само помага на компаниите да се развиват, но и поставя основите на едно по-устойчиво и етично бъдеще на човешките ресурси. И едни от най-големите компании в света вече знаят това: General Electric е известна със своите строги управленски практики и яснота в йерархията. Apple Inc. прилага принципите на Файол, като единство на ръководство и подчиненост на личните интереси пред общите, за да осигури иновации и съгласуваност в своите продукти и услуги. Nestlé използва принципите на дисциплина, единство на командване и подчиненост на личните интереси пред общите за управление на своите глобални операции. Microsoft прилага принципите като яснота в йерархията и единство на ръководство, за да осигури ефективно управление и иновации в своите продукти и услуги.
Силата на принципи на Файол се крие в тяхната универсалност и гъвкавост, които позволяват на модерните организации да намерят баланса между структура и иновация, централизирано управление и децентрализирана автономия, както и между индивидуалните нужди и колективните цели.
ЗА АВТОРА
