Управлението на знания е невъзможно, ако служителите не споделят нищо от онова, което знаят.

Защото често именно знанията на конкретни служители, които те споделят с колегите си, водят до истинския успех на компанията. Има нови клиенти, подобрена производителност, нови продукти и услуги.

Споделянето на знания е процес на постоянна циркулация на знания в компанията

Споделянето на знания може да включва споделяне на формализирани знания от страна на служителите (под формата на доклади или писма) или неформализирано знание (на срещи в различни общности).

Основна цел при управление на знанието

Основната цел при управлението на знанието е идентифицирането, съхраняването и ефективно използване на знанията на служителите. Но не винаги служителите не желаят да споделят знания. Те често се страхуват да не загубят своята уникалност и стойност в компанията.

Дори когато програмите за управление на знанието са успешни проблемът с мотивирането на служителите за споделяне на знания като правило остава неразрешен.

Когато не се обръща достатъчно внимание на мотивацията, програмата обикновено се забавя.

В случая с програмата за управление на знанието въпросния проблем обикновено я превръща в болезнена тема.

Въпреки това мотивацията има много и различни форми. Работното място също може да бъде важен мотивиращ фактор.

Какъв е резултатът при отказ за споделяне на знания?

Ръководството на голяма компания за производство  на млечни продукти инвестира много пари в разработването на форум. В него всеки служител има право да участва и да сподели тайни за постигане на по-добро качество или свои авторски рецепти.

След шест месеца обаче форумът се закрива, тъй като нито един служител не споделя своите знания пред колегите си.

В друга компания се разработват две отделни бази данни. В едната служителите трябва да въвеждат данни от своите доклади. Другата се разработва от консултантите на компанията с цел споделяне на знания в неформална обстановка.

В първата база данни служителите споделят информацията от докладите си (защото са били финансово мотивирани), но впоследствие се оказва, че никой не ги чете. Втората база данни съществува няколко години, защото служителите имаха нужда да черпят знания именно от нея.

ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ...
Аутсорсинг на човешки ресурси: кои компании се нуждаят от него?
Как да проведем диагностика на знанията на персонала?
Практики, които ще ви помогнат да свикнете да сте част от екип

Какво значение оказва нематериалната мотивация?

За много хора нематериалната мотивация е важна. По този начин получават адекватна обратна връзка, участват разработването и прилагането на програма за управление на знанията и имат възможност за оценяване на резултатите от споделянето на своите знания.

Например, понякога признаването на авторитет, придобиването на нови контакти и уважение към колегите са резултат от споделянето на знания.

А това от своя страна е достатъчен мотивационен фактор.

Прякото участие на членовете на персонала в разработването на някои елементи на програмата за управление на знанието често е гаранция, че в бъдеще същите ще го подкрепят.

Например, в инвестиционно дружество анализаторите, които участват в разработването на файловата структура за каталогизиране на информация и знания, активно използват тази система. Понякога в подразделенията на компанията се избират най-авторитетните и заинтересовани членове на персонала за участие в разработването.

Те могат също така да участват в разработването на някои части на програмата или в пилотни проекти.

На практика обаче служителите най-често са мотивирани да споделят знания, защото в някои случаи те получават материално възнаграждение за определен брой вложения. Дори понякога бонусът им може да бъде намален, ако не предоставят достатъчно документи.

И в двата случая обаче е трудно да се оцени качеството на тези документи, така че по-добре е да се съчетаят материални мотиви с нематериални.

В една консултантска компания е известно, че членовете на персонала си дават „експертни карти“ като признание за авторитета на знанията, споделени от един или друг член на персонала с колегите му. Лицето, което е събрало най-много „експертни карти“ до края на периода, получава парична награда. Служителят, който е постигнал най-голям брой значки за заслуги в края на периода, също е получил възнаграждение.

Правилните фактори за мотивиране на служителите да споделят знания в дадена компания са тези, които водят до да споделят знанията си – чрез активно участие в общности или чрез депозиране на техните знания като документи в бази данни.