Въведение.
Процесът по onboarding е много повече от това само да ориентираме новият служител в корпоративната структура, много повече от това да получи бадж със своя снимка, списък с отговорни лица и обяснение за това „ как работим в тази фирма“. Това е програма, процес, който има за цел по лесен за възприемане и ненатрапчив начин напълно да потопи новият служител в фирмата култура. Този процес включва не само пространствено ориентиране, а по-важното е, че той въвлича всички в това да покажете на новият член на екипа голямата картина. Да опознае корпоративните стратегии, за управление и развитие, фирмената култура, мисия, визия и ценности.
Всяка стъпка трябва да е открита, лесна за усвояване и предоставена с позитивизъм и увереност от всички е екипа.
Ключът за правилното изпълнение и “checklist” можем още да кажем маршрутна карта.
Днес ще Ви представя един списък от всичко, което трябва да направите процесът по приобщаването на новите ви служители да започне с летящ старт работа във вашата компания, като през преминаването ще изгради и позитивни и открити отношения с колегите си.
Веднага след подписването на документи за назначаване трябва да:
- Изкажете вашето вълнение от това, че новият служител ще се присъедини към вашият екип(фирма). За да бъде по-професионално и да има необходимат тежест можете да го направите в писмена форма, чрез имейл или с официално хартиено писмо, което кандидата да получи при първият си работен ден или след подписване на документите.
- Изгответе интеграционна маршрутна карта за първата работна седмица.
- Уточнете точната дата на започване и часът, в който той трябва да дойде на работа.
- Убедете се, че при пристигането си новият колега знае кой да търси за да го посрещне и че човека отговорен за това е подготвен да го посрещне подобаващо и топло.
Една седмица или няколко дни преди пристигането на новият колега:
- Изпратете им програма за срещите и дейностите, които ще имат през първият си работен ден и интеграционна маршрутна карта.
- Ако сте планирали някакъв вид посрещане със специален кетъринг е добре да попитате дали имат хранителни предпочитания, или храни, които трябва да избягват.
- Изпратете описани на дейността и позицията на пристигащият служител към неговите нови колеги, така че всеки в екипа да има представа, кой очакват .
В денят на започване:
- Всеки от колегите, с които ще работи новият служител трябва да се запознаят и представят, като това е хубаво да се случи на новото работно място на новият колега.
- Хубаво би било ако решите да оставите картичка за посрещане подписана от колегите, с които новият служител ще работи.
- Добавете „добре дошъл пакет“ като брандирана чаша, химикал, тефтер.
- Убедете се, че вашият нов колега знае къде са тоалетните, местата за почивка/кухненското помещение. Много удобно би било ако имате и карта на територията на фирмата, в която да са показани залите за срещи, комуналните пространства, офиси и производствени помещения.
- Подгответе списък с описание на ръководителите в компанията, техните контакти и разположение според картата, както компетенциите и дейностите, за които отговарят.
Така новият колега ще бъде добре информиран за това към кого трябва да се обърне за информация, в случай че му потрябва.
- Определете “buddy“ колега. Това е човек, към когото новият служител ще бъде прикрепен и ще може да се обръща за информация и насоки.
През първата работна седмица на новият служител е добре да:
- Направете кратка индивидуална среща за да разкажете и дадете повече информация за мисията, визията и ценностите на компанията.
- Запознайте новият колега с ръководният състав на фирмата.
- Разкажете повече за дейността на различните отдели и къде би могло да се получи застъпване на отговорности или работа по съвместни проекти.
- Представете по-подробно дейностите на компанията, услуги или продукти, които тя предлага.
- Направете кратка среща с отдел човешки ресурси, където новият колега да получи подробно обяснение за отпуски, социални придобивки, начин за изчисление на възнаграждението и друга информация, ако е необходима.
- Преминаване през интеграционната маршрутна карта.
Още един професионален съвет:
През първите 30, 60 и 90 дни правете поне по 2 кратки срещи на месец, с цел обратна връзка от новият колега. Целта на срещите е да получите информация и услещане за ангажираността на служителя към работата, общото усещане и удовлетвореността от отношението.
Процесът по приемане на нов служител в вашата организация е много по-важен отколкот повечето управители си представят.
Добър процес ще доведе до по-нисък разход за подбор, по-висок морал на служителите, изграждане на положителен работодателски образ.
Автор: Тодор Терзиев
