(Продължение от първа част на материала…)
Коя част от процеса Onboarding се пренебрегва най-често и до какви последствия води това?
Както знаем в теорията се идентифицират четири нива на организационна социализация, така наречените „4 С“: Compliance, Clarification, Culture и Connection.
Compliance или съответствието е най-основното ниво в процеса на социализация, където новоназначеният се запознава с правните политики и правила, действащи в организацията. Примери за това включват запознаването с правилника за вътрешния трудов ред и други конкретни организационни практики и политики в рамките на организацията, които служителите трябва да спазват.
Следващото ниво в Onboarding процеса е Clarification или поясняването – етап, в който новодошлите се учат на задачите, свързани с работата и изясняват ролите си. Този етап започва през първия работен ден на работното място и обхваща първите шест до девет месеца в компанията.
Третото ниво – Culture– е на ефективно адаптиране на новия служител е запознаване на служителя с корпоративната култура на организацията, тоест с нейната история, традиции и ценности.
Няма да се изморя да казвам, че организационната социализация е могъщ комуникационен инструмент и е време мениджърите да се научат как да го използват. Тук е моментът те да предадат на новодошлите ценностите на компанията само обаче, ако те самите ги осъзнават.
Последното и най-важно ниво в процеса на адаптиране е Connection или свързаността на служителя с организацията. Това е нивото, на което служителят започва да овладява управлението на неговите задачи, да изяснява и договаря ролята си и се ангажира с взаимоотношенията на работното място.
В много голяма част от компаниите първото ниво се спазва, тъй като има и изискване служителите да са запознати с ПВТР на компанията, тоест ако се пренебрегне това ниво, ще има последствия и за самата организация.
За второто ниво бих могла да споделя многобройни ситуации, в които преките ръководители не искат да отделят повече от седмица, а в най-добрия случай си стискаме ръцете то да продължи месец. Компаниите, които искат да имат ефективна и продуктивна работна ръка трябва да отделят поне шест месеца за второто ниво.
По мое наблюдение третото и четвъртото ниво липсват в много компании, а смея да твърдя, че те са от съществено значение. Новодошлите са бдителни наблюдатели, които търсят насоки за културата на организацията и последователността в културните послания, които получават. От изключително значение за служителите е посланията и действията да съответстват, в противен случай резултатът ще е деструктивен.
Нека сега засегнем и развитието на изкуствения интелект. Как той ще помогне и с какво ще попречи на процеса Onboarding?
Всичко, което казах дотук, е много важно за това дали един служител ще остане в организацията. В определени етапи от процеса изкуственият интелект може да помогне много. Той може да бъде използван при първото ниво там, където служителят трябва да се запознае с правните политики на компанията, например.
Използвайки интерактивен chatbot, който съдържа цялата нужна информация за компанията и е на разположение на служителя да отговаря на неговите въпроси, би спестило от времето на HR специалистите.
Изкуственият интелект би могъл да служи като компас в първите дни на новодошлия.
Представете си, колко би било полезно за всеки новоназначен, ако може да зададе въпрос от типа „Днес е първият ми работен ден, какво трябва да направя?“. И получи за секунди пълния график за деня си. Или пък „Какви инструктажи трябва да премина“ и получи линк към видео инструктажа или към обученията, които трябва да премине.
Изкуственият интелект би могъл да отмени HR специалистите както по време на Onboarding-a, така и във фазата на Pre–boаrding-a. Вече споменах, че много компании използват дигитални Onboarding платформи, които също могат да бъдат интегрирани с изкуствения интелект.
Има и етапи разбира се, в които не препоръчвам изкуственият интелект, защото служителят трябва да почувства и „човешката“ страна в процеса на социализация. Като изключителен практик, аз лично съм привърженик на това изкуственият интелект да бъде използван там, където може в процеса по организационна социализация и във всички други области на човешките ресурси като цяло.
Какво все още компаниите не знаят за процеса Onboarding?
Не знаят, че това е дълъг процес и е един от най-важните в жизнения цикъл на служителя в една организация. Организационната социализация е процес, който се администрира от HR отдела, но ключова роля в него играе прекият ръководител. Затова не спирам да повтарям на преките ръководители, че социализацията на новонаетия служител започва, когато служителят влезе в организацията, но за най-добри резултати, ръководителят трябва да демонстрира високи нива на подкрепа в продължение на поне две години. И организациите трябва да обучават мениджърите си да подкрепят новоназначените, а не само да изискват резултати от тях от ден номер едно.
Прекият ръководител е ключът към една успешна организационна социализация, защото той оформя културата на организацията и той е този, който може да я предаде на новоназначените.
Аз често препоръчвам, преди да сочим с пръст новопостъпилия и да казваме, че не се справя, да проверим как прекият ръководител се е отнесъл с него по време на Onboarding процеса.
Обичам да сравнявам Onboarding процеса с първите седем години на едно дете, които са изключително важни за хода на неговото обучение и развитие. Тогава те попиват знания и придобиват значително голям обем от умения, които ще помогнат за тяхното бъдещото развитие и начин на живот. По същия начин организационната социализация е процесът, в който новопостъпилите придобиват знанията и умения, които след това ще са им нужни, за да се справят успешно с работата и да се развиват.
