Често в практиката на организация може да се стигне до ситуация, в която се оказва, че сме свършили работа, която се припокрива с работата на друг човек, екип или отдел. Това води до загуба на време, мотивация и финсови средвства. Друго предизвикателство, което изниква е създаването на голяма информационна пропаст между колеги, които напускат или се пенсионират и тези, които унаследяват работата след тях. Това се нарича копоративна/ организационна амнезия и поражда необходимостта да се вземат превантивни мерки, за да се запази ефективния процес на работа. Основните фактори, които пораждат това явление условно могат да се разделят на човешки и технологичен.
Технологичния фактор, е свързан със записването и архивирането на информация, която да бъде логично систематизирана в данни, а също така и с достъпа до тях. Тук голяма роля има и квалификацията на хората, които трябва да работят с тази система. Възможност за справянето с технологичния фактор е имено създаване на подходяща система, която да включва следните компоненти:
- Информация, която трябва редовно да се актуализира;
- Ясна инструкция за работа;
- Опитът на лидиращи и квалифицирани служители трябва да бъде коректно и разбираемо записан;
- Системата осигурява най-лесния и удобен достъп до необходимата информация;
- Важно условие е самите потребители да имат възможност да участват и задават критерии;
Плюсовете от подобна система са:
- Минимизиране на грешките в работата поради липса на информация и предишен опит;
- Разпространението и обмена на знания стават лесно достъпни и бързо откриваеми;
- Генерирането на нови знания, които в основата си са изградени от натрупаните вече;
- Създаване на иновации;
- Предимство в борбата с конкуренцията;
Важно е да се отбележи, че пазара предлага много софтуерни решения за съхранение на знание и информация, които биха могли да бъдат трансформирани и използвани спрямо нуждите на организацията.
Човешкия фактор е по- труден за прогнозиране и минимизиране на загубата на знание. Причини за загуба на знанието поради човешки фактор могат да са достигане на пенсионна възраст, напускане, заболяване и други. Като нструмент за справяне с този фактор може да се разгледа мониторинга на знания на персонала. Целта на подобен мониторинг е да се постигне процес с ясен регламент относно риска от загуба на знания, който на свой ред да послужи за изготвяне на превантивна политика съдържаща мерки, които спомагат за съхранението им в компанията. Компонентите, които трябва задължително да присъстват в тази система са: управление, отговорност, документация, отчет, анализ, оценката на дейностите.
Този инструмент може да работи в два много често срещани сценария. Първият сценарий е момента, когато се наемат нови служители. Какво обикновено се прави в този случай? Много често новия колега се изоставя, за да разбере и научи всичко сам. При добър мониторинг и отработена система този стрес би се предотвратил с добре изготвена програма по въвеждане на новите служители и благодарение на мониторинга, задачата по обучението на новопостъпилите би се възложила именно на квалифициран кадър, който освен необходимите знания и опит притежава и необходимите комуникационни компетенции, за да помогне в бързото въвеждане на новодошлите.
Вторият сценарий са служители на компанията. При началото на нов проект или сформирането на нов екип е необходимо той да се сформира от хора с подходящите компетенции. Тук се появява и проблема, който се поражда при липсата на мониторинг на знанията. Ние имаме представа от служителите си от “вчера”, тоест в момента когато са били наети, но с престоя си в дадената компания те са придобили допълнителни компетенции и знания, които не са били отразени и не могат да бъдат проследени без постоянна актуализация. В резултат на това служителят не може да предскаже бъдещия си растежа, който е както кариерния растеж, така и растежа на заплатата. Съответно служителят е в губеща позиция и това поставя под риск, той да предприеме напускане на организацията. Това е фактор за създаване на голямо текучество на персонала и липса на ясна представа на какво са способни хората, които изграждат организацията и дали те са въвлечени максималко в ежедневните дейности и им е дадено поле за изява.
За разлика от готовите технологични инструменти, които могат да се намерят на пазара, мониторинга на знания е необходимо да бъде изготвен спрямо спецификите на предприятието. В този процес могат да участват както отдел “Човешки ресурси”, преки ръководители, така и експерти.
Няма определен модел, който да е приложим за всички възможни проявления и да доведе до безспорен резултат и превенция, но правилното планиране и изграждане на система от различни операции, които да съхранят максимума от натрупани знания в дадена организация, винаги могат да минимизират последиците.
Мониторинга на знания е само една от опциите, които помагат организационната амнезиа да бъде овладяна и ценни за нея данни да бъдат съхранени и запазани за следващите служители, които да могат и надграждат постигнатото до момента. Както всеки инструмент, така и мониторинга изисква постоянни усилия и последователност, въпреки че резултата не е краткосрочен и не се материализира бързо, но положителното влияние, което оказва засяга както ръководните кадри, така и служителите на всички нива.
Поради уникалността на знания и опит във всяка организация и съответно уменията на хората в нея, е от изключителна важност, в изграждането на подобна превенция, пряко участие да взимат именно хората, които са държатели на този опит и знания както и тези, които ще са преките им потребители, това взаимодействие между страните ще изгради фундамента на бъдещето развитие.
