С нарастването на възможностите за дистанционни и хибридни модели на работа, фокусът на бизнеса попадна върху инструментите за виртуално сътрудничество. Със сигурност обаче начинът на работа и нуждите на екипа се промениха през последните четири години, когато тези методи набраха най-голяма популярност. Затова и понякога, вместо те да водят към оптимизиране на работата, допринасяне към ангажираността и поддържане на производителността, могат да предизвикат точно обратното.
Технологичният пазар продължава да се обогатява с нови технологии, множество възможности и постоянно развиващи се функции с помощта на изкуствен интелект за виртуалните екипи
Освен ако служителите ви не се оплакват открито от настоящите дигитални инструменти за виртуално сътрудничество или не изразяват желание за по-добри възможности, разпознаването на необходимостта от въвеждане на нещо ново е доста трудно. Но има признаци, за които HR може да внимава и да докладва на ИТ отдела и на главния мениджър, ако те са налице в организацията.
За да определите дали служителите ви са ангажирани достатъчно в работния процес, бихте могли да зададете, например, някои от следните въпроси:
- Има ли затруднения в съвместната работа, които предизвикват намаляване на продуктивността на екипа?
- Лесно ли е на служителите да споделят ефективно знания и опит в екипа, когато работят дистанционно?
- Доколко екипът успява да генерира нови идеи?
- Има ли близост екипи откъснати, въпреки че разполагат с инструменти за виртуално сътрудничество?
Дигитални инструменти за поддържане на добра комуникация
Няма нужда да споменаваме колко са важни каналите за вътрешна комуникация, когато членовете на екипа работят на различни места и в различни часови зони.
Ако колегите, работещи от вкъщи, трудно се свързват помежду си или, ако има недоразумения между членовете на екипа, проблемът със сигурност е свързан или с насоките за комуникация, или с комуникационна платформа, която не разполага с надеждните възможности, от които се нуждаят вашите хора.
Някои платформи, които помагат на компаниите да общуват ефективно чрез канали като чат и видеоконферентна връзка, включват:
- Zoom
- Microsoft Teams
- Slack
- Google Workspace
- Flock
Специалистите по човешки ресурси могат да получат ценна информация за ефективността на инструментите за виртуално сътрудничество, както и да определят дали е време да проучат нови възможности. Така чрез редовна оценка и обратна връзка за използването на инструментите от служителите те могат да осъществят навременни действия за подобряване на комуникацията.
Избор на подходящи дигитални инструменти за виртуално сътрудничество
Ако е време да се придвижите в различна посока с вашите инструменти за виртуално сътрудничество, ето някои неща, които трябва да вземете предвид, когато преценявате възможностите си и заявявате демонстрации на продукти:
- Съвместимост със съществуващите системи, за да се избегнат смущения в работния процес;
- сравняване на функциите и модела на ценообразуване за рентабилност и обмисляне на безплатни пробни версии или опции за тест-период.
Инструментите за виртуално сътрудничество трябва да могат да се адаптират с разрастването на компанията ви или с промяната на работните процеси. Затова избягвайте обвързването с доставчика, като избирате гъвкави решения.
Колко време е необходимо за обучението, за да се гарантира, че всеки знае как да навигира ефективно в инструментите? Какъв е опитът с поддръжката, ако възникне проблем? Съответстват ли тези инструменти на съответните разпоредби за защита на личните данни?
Правилните инструменти могат да дадат възможност на хората ви да управляват работата и да работят заедно по-продуктивно, като водят екипа ви към успех.
