HR МениджърПолезно

Бизнес процеси за „новаци“

IMG IT Academy

В моята практика често се натъквам на факта, че много от моите клиенти – мениджъри и предприемачи – буквално се плашат от термина „бизнес процеси“, представяйки си нещо невероятно сложно, достъпно само за избрани.

В този кейс ще ви разкажа как да опишете бизнес процесите независимо и просто.

Компания, която се занимава с производство на рекламно съдържание, възникна необходимост да описва бизнес процесите. Компанията се разрастна. Ръчното управление вече даде отбой. Необходимо беше да се разграничат зоните на отговорност на служителите, да се опишат бизнес процесите, да се въведат необходимите правила и процедури в управленската практика.

Работата по описание на бизнес процесите се проведе като част от специална среща на целия творчески екип, на която съвместно моделирахме бизнес процеси и се договорихме за комуникация помежду си.

Започнахме с отделянето на бизнес процесите, които създават стойност за клиентите и гарантират ефективността на работата на служителите. На първо място се съсредоточихме върху описанието на такива процеси: „Създаване на идея за творческо съдържание“, „Планиране на производството на творческо съдържание“, „Управление на производството на творческо съдържание“, „Затваряне на проект“ и т.н.

С всеки от изброените бизнес процеси работата протичаше по определен алгоритъм. Първо изобразихме диаграма на бизнес процес на флипчарт, след което прехвърлихме договорената версия в друга форма, която беше удобна за всички членове на екипа. За нашите колеги се оказа удобна форма за показване на бизнес процесите таблица.

Пример за такава таблица е по-долу.

Таблица 1. Бизнес процес „Създаване на идея за креативно съдържание“

Какво трябва да се направиКой го правиКак се правиИзходи / РезултатиНа кого се предаваВ какви срокове
Вход: заявка за разработване на творческо съдържание
Получаване на заявка от обслужване на клиентиАдминистраторАдминистраторът проверява електронната поща на всеки часАдминистратор потвърждава получаването на заявкатаРъководителНезабавно
Събиране на творческия екипРъководителЧрез покани на всички участници по електронна пощаКани членовете на творческия екип в списъка със задачи (Outlook)Всички участнициНе по-късно от 3 работни дни от датата на получаване на заявката, освен ако не е посочено друго
Провеждане на мозъчна атакаРъководител на отделаРъководителят на отдела е модератор на срещата.Концепция за креативна идеяДизайнер за разработка на презентация с идеиНезабавно
Съгласуване на презентацията с вътрешния клиентРъководител на отделаПо електронна поща с маркировка за одобрение на вътрешния клиентСъгласувана презентацията с вътрешния клиентКреативния екип за разработка на техническо заданиеВ рамките на срока, установен от организацията
Назначаване на мениджър (МП) на проекта и да се утвърди състава на проектния екипРуководитель отделаВ зависимост от сложността на проекта и графика на заетост на експертите се сформира проектен екип.Проектът е регистриран в отчетната система, назначава се ръководителят на проекта, сформира се проектния екип.Информацията се отразява от ръководителя в отчетната системаНе по-късно от 1 ден след одобрението
Изход: представяне на творческа идея;кандидатура на мениджър за проекта

В резултат на това се получи ясна картина на взаимодействието на членовете на екипа от момента на получаване на заявката на клиента до създаване на готова креативна идея.

Важно беше да се назначи ръководител на процесите, така наречения собственик на бизнес процеса. Това трябва да е човек, който има всички необходими правомощия за вземане на решения, както и да координира ключови или спорни точки с други служби на организацията. В нашия случай беше ръководителят на отдела.

След това стандартизирахме всички „входове“ и резултати от всеки бизнес процес, както и всички входящи и изходящи междинни документи. За това разработихме шаблони за документи, формуляри за попълване и т.н. Това значително опрости работата на всички членове на екипа.

На всеки етап от бизнес процеса фиксирахме контролни точки – специални етапи на бизнес процеса, които могат да доведат до значителни провали и определихме процедури за допълнителен контрол.

По аналогичен начин описахме и други бизнес процеси, в които участва екипът. Да, отне време. Но си заслужаваше. Броят на грешките и загубите е сведен до минимум.

Така че, бизнес процесите са лесни. Разчитайте на здравия разум, логиката, собствения си опит в управлението, добрата теория и ще получите резултата.

Автор: Наталия Гаршина

Digital Agency SEOMAX
Покажи повече

HR Manager

hrmanager.bg | Портал на знанието: Човешките ресурси, HR мениджмънт

Подобни публикации

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Back to top button
Close
Close