Когато даден документ се преобразува от хартиен в електронен вид, средното време, през което служителят работи с него, се намалява 5 пъти.
Как може да помогне цифровата трансформация?
Цифровата трансформация на човешките ресурси се развива за и около хората. Както вече многократно сме споменавали, най-ценният актив на една компания са нейните служители. Нито един робот, изкуствен интелект или софтуер не може да замени напълно човека, но могат да помогнат например за:
- автоматизиране на процесите и даване на възможност на служителите да приключват работа навреме;
- облекчаване на служителите от рутинната работа и да предотвратят емоционалното им прегаряне;
- бърза електронна обработка на документи;
- избягване на потенциални глоби за нарушаване на срокове.
Всичко това е възможно благодарение на две решения: електронно управление на документи в областта на човешките ресурси и дигитализация на процесите в областта на човешките ресурси.
По този начин отделът по човешки ресурси ще разполага с всички необходими инструменти за постигане на „цифрова“ дисциплина:
- правната рамка ще е одобрена;
- ще има разработени решения;
- ще се създаде екосистема.
Какво представляват процесите в областта на човешките ресурси и защо са необходими?
Потокът от документи за човешки ресурси в средните и големите предприятия представляват десетки хиляди файлове с различно съдържание и сложност, които се спускат към служителите от отдел „Човешки ресурси“.
Набиране на персонал, наемане на работа, преместване, уволнение, отпуск, потвърждаване на поръчки, командировки, одобряване на заявления, оценяване и обучение – всички тези дейности имат свои собствени правила и са съпроводени с генерирането на нови документи.
Ясно е, че всички документи имат индивидуален начин и време за четене, подписване, одобряване и съхранение. Рисковете от нарушаване на тези разпоредби се увеличават при дистанционни и хибридни работни формати.
Например един служител попълва документ за около 2 часа, включително пътуването до офиса (независимо от града). Това време се отнема от работния ден на специалиста и има отрицателно въздействие върху работния процес.
Интегрирането на система за управление на електронни документи в областта на човешките ресурси и цифровизацията на процесите в областта на човешките ресурси могат да намалят това време до 2 минути.
Какво представлява Електронният обмен на данни (EDI)?
EDI е начин за обработка на документи за човешки ресурси, при който те се създават, обработват, съгласуват и подписват онлайн, без хартия и срещи лице в лице със служителите.
Процесите в областта на човешките ресурси обхващат широк спектър от задачи – от търсене и подбор на кандидати до управление на досиета на човешките ресурси и развитие на корпоративната култура. Например въвеждане и адаптиране, обучение, мотивация и оценяване.
Автоматизацията на всички процеси в областта на човешките ресурси не е възможна без интегрирането на EDI в компанията.
ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ... Как да управлявате знанията на служителите си? Защо HR специалистът се нуждае от дигитален маркетинг? Десислава Авджиева: „Всеки сам определя успеха в съзнанието си.“
Управлението на документите на човешките ресурси е първата стъпка към цялостна дигитализация.
А целта на автоматизацията и цифровизацията на процесите в областта на човешките ресурси е да се улеснят, направят по-прозрачни и ефективни всички тези многобройни дейности.
Поддържането на EDI в една компания спестява 5 основни затруднения на HR-специалистите:
- Подписване и преглед на документи в компании с географски разпределена структура;
- Времеви и финансови разходи за изпращане на документи;
- Контрол на процесите на разглеждане, одобряване и подписване на документи;
- Наказания за закъсняло разглеждане на документи;
- Загуба на документи (например при предаване за дългосрочно съхранение).
Интегрирането на процесите в областта на човешките ресурси в една компания осигурява контрол, прозрачност и елиминира риска от грешки.
Електронните документи законно заместват хартиените документи и могат да бъдат цифрово подписани онлайн.
Най-въздействащият подход към автоматизацията на човешките ресурси остава екосистемният подход, който включва преминаване към цифрово работно пространство в един прозорец. Това може да бъде възможно, благодарение на внедряването на KEDO.
В резултат на автоматизирането на процесите по управление на човешките ресурси в организацията се намалява:
- прекаленото натоварване на специалистите;
- рискове от загуба и изтичане на данни;
- рискове от грешки, дължащи се на човешка грешка.
Ясно е, че цифровизацията на рутинните дейности подобрява работата на всеки отдел. Затова всеки HR-специалист трябва да я разработи стратегия за нейното внедряване в ежедневните ангажименти.
