Digital HRHR Мениджър

Как цифровата трансформация помага за развитието на HR-сектора?

IMG IT Academy

Когато даден документ се преобразува от хартиен в електронен вид, средното време, през което служителят работи с него, се намалява 5 пъти.

Как може да помогне цифровата трансформация?

Цифровата трансформация на човешките ресурси се развива за и около хората. Както вече многократно сме споменавали, най-ценният актив на една компания са нейните служители. Нито един робот, изкуствен интелект или софтуер не може да замени напълно човека, но могат да помогнат например за:

  • автоматизиране на процесите и даване на възможност на служителите да приключват работа навреме;
  • облекчаване на служителите от рутинната работа и да предотвратят емоционалното им прегаряне;
  • бърза електронна обработка на документи;
  • избягване на потенциални глоби за нарушаване на срокове.

Всичко това е възможно благодарение на две решения: електронно управление на документи в областта на човешките ресурси и дигитализация на процесите в областта на човешките ресурси.

По този начин отделът по човешки ресурси ще разполага с всички необходими инструменти за постигане на „цифрова“ дисциплина:

  • правната рамка ще е одобрена;
  • ще има разработени решения;
  • ще се създаде екосистема.

Какво представляват процесите в областта на човешките ресурси и защо са необходими?

Потокът от документи за човешки ресурси в средните и големите предприятия представляват десетки хиляди файлове с различно съдържание и сложност, които се спускат към служителите от отдел „Човешки ресурси“.

Набиране на персонал, наемане на работа, преместване, уволнение, отпуск, потвърждаване на поръчки, командировки, одобряване на заявления, оценяване и обучение – всички тези дейности имат свои собствени правила и са съпроводени с генерирането на нови документи.

Ясно е, че всички документи имат индивидуален начин и време за четене, подписване, одобряване и съхранение. Рисковете от нарушаване на тези разпоредби се увеличават при дистанционни и хибридни работни формати.

Например един служител попълва документ за около 2 часа, включително пътуването до офиса (независимо от града). Това време се отнема от работния ден на специалиста и има отрицателно въздействие върху работния процес.

Интегрирането на система за управление на електронни документи в областта на човешките ресурси и цифровизацията на процесите в областта на човешките ресурси могат да намалят това време до 2 минути.

Какво представлява Електронният обмен на данни (EDI)?

EDI е начин за обработка на документи за човешки ресурси, при който те се създават, обработват, съгласуват и подписват онлайн, без хартия и срещи лице в лице със служителите.

Процесите в областта на човешките ресурси обхващат широк спектър от задачи – от търсене и подбор на кандидати до управление на досиета на човешките ресурси и развитие на корпоративната култура. Например въвеждане и адаптиране, обучение, мотивация и оценяване.

Автоматизацията на всички процеси в областта на човешките ресурси не е възможна без интегрирането на EDI в компанията.

ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ...
Как да управлявате знанията на служителите си?
Защо HR специалистът се нуждае от дигитален маркетинг?
Десислава Авджиева: „Всеки сам определя успеха в съзнанието си.“

Управлението на документите на човешките ресурси е първата стъпка към цялостна дигитализация.

А целта на автоматизацията и цифровизацията на процесите в областта на човешките ресурси е да се улеснят, направят по-прозрачни и ефективни всички тези многобройни дейности.

Поддържането на EDI в една компания спестява 5 основни затруднения на HR-специалистите:

  1. Подписване и преглед на документи в компании с географски разпределена структура;
  2. Времеви и финансови разходи за изпращане на документи;
  3. Контрол на процесите на разглеждане, одобряване и подписване на документи;
  4. Наказания за закъсняло разглеждане на документи;
  5. Загуба на документи (например при предаване за дългосрочно съхранение).

Интегрирането на процесите в областта на човешките ресурси в една компания осигурява контрол, прозрачност и елиминира риска от грешки.

Електронните документи законно заместват хартиените документи и могат да бъдат цифрово подписани онлайн.

Най-въздействащият подход към автоматизацията на човешките ресурси остава екосистемният подход, който включва преминаване към цифрово работно пространство в един прозорец. Това може да бъде възможно, благодарение на внедряването на KEDO.

В резултат на автоматизирането на процесите по управление на човешките ресурси в организацията се намалява:

  • прекаленото натоварване на специалистите;
  • рискове от загуба и изтичане на данни; 
  • рискове от грешки, дължащи се на човешка грешка. 

Ясно е, че цифровизацията на рутинните дейности подобрява работата на всеки отдел. Затова всеки HR-специалист трябва да я разработи стратегия за нейното внедряване в ежедневните ангажименти.

Digital Agency SEOMAX
Покажи повече

Подобни публикации

Back to top button
Close