Омръзнало ли ви е да губите знания при всяко напускане на служител и да обяснявате едно и също нещо стотици пъти на новодошлите? Разочаровате се, когато различни хора правят едни и същи грешки? Тогава е време да започнете да управлявате знанията си.
В тази статия ще научите как да управлявате знанията си на ниво работна група, отдел и компания.
Провеждане на одит
Диагностиката (одитът) е оценка на текущото състояние на процесите и активите с цел идентифициране на възможностите за по-нататъшни действия.
Одитът дава представа за текущото състояние на знанията в организацията. Той е предназначен да осигури основа за план за действие. Следните въпроси могат да получат отговор чрез провеждане на одита:
- Къде в момента се намират знанията в организацията (къде се съхраняват или кои служители ги притежават)?
- Къде и как се създава?
- Как е организиран (ако изобщо е организиран)?
- Доколко тези знания са полезни, подходящи и достъпни?
- Каква е нуждата на компанията от знания?
- Има ли разминаване между потребността от знания и начина, по който тя се удовлетворява?
- Какви вътрешни и външни източници на знания се използват в организацията?
- Какво пречи на разпространението и използването на знанията?
- Какви методи и процедури се използват за разпространяване на знания?
- Какви комуникационни технологии се използват в компанията?
- Какви са възможностите на служителите да допълват знанията си?
- Как се отнасят членовете на персонала към споделянето на знания?
- В кои процеси знанието не се използва достатъчно?
- Какви практики и процедури ще помогнат за оптимизиране на споделянето на знания?
- Доколко ефективни са технологичните решения, приети от организацията?
Следва да се добави следното за одитите на знанията и информацията:
Диагностиката може да се извършва преди началото на проекта, на първия му етап, в края на проекта и периодично след това, за да се наблюдава ситуацията. Тя може да се проведе в организацията, в отделно звено, в работна група или във фокус група.
От решаващо значение за успеха на диагностиката е определянето на нейните цели от самото начало. Когато започвате диагностика, трябва да сте наясно за какво я правите. Практиката обаче показва, че резултатите от диагностиката все още могат да бъдат изненадващи.
Основни методи за провеждане на диагностика
Можем да разгледаме два основни подхода към одита:
- търсене на нови възможности за подобряване на настоящата ситуация;
- анализиране на знанията на организацията и търсене на пропуски в критичните за бизнеса знания, за да се попълнят с обучение – външно или вътрешно, един от друг.
За одитите могат да се използват въпросници, тестове, устни интервюта и методът на създаване на специфична комуникационна среда. Изборът на метод зависи от много фактори, по-специално от това дали трябва да се идентифицират явни или скрити знания.
В зависимост от поставената задача изберете целевата група или се опитайте да включите всички в организацията в диагностиката.
Съобщавайте на участниците в одита неговата цел и задачи – тогава ще получите по-значими резултати.
Не забравяйте, че ще трябва да съберете и анализирате резултатите, затова помислете как да ги обработите предварително. Преди да започнете одита, задължително се консултирайте с ИТ персонала на вашата организация.
ПРОЧЕТЕТЕ ОЩЕ... Как личните постижения помагат на стратегическите цели на организацията? Струва ли си да приемете обратно служител, който е напуснал компанията? Как да управлявате знанията на служителите си?
Четене от картата – резултати от диагностиката и тяхното визуално представяне
Често самият процес на идентификация се превръща в истинска история на успеха, тъй като разкрива значителни икономии. Понякога резултатите помагат за спестяване на средства или за откриването на нови резерви. Например одит на ресурсите, поместени в интернет на голяма фармацевтична компания, показа, че 70% от планираната изследователска работа вече е извършена.
Резултатът от одита се представя най-добре под формата на карта на знанията.
Картата на знанията е графично представяне на местоположението на знанията и информацията, необходими за работата на организацията и нейните отдели. Тя показва способността да се интегрират несвързани знания (скрити и явни), намиращи се в бази от знания, в съзнанието на експерти, в рамките на компанията и дори извън нея (клиенти, партньори, доставчици). Тя е и инструмент, който дава възможност за намиране и достъп до необходимите ресурси и услуги, като например конкретна информация.
Картите на знанието представляват визуално представяне на информацията и знанието в тяхната взаимовръзка.
Самото име показва навигационната цел на картите. Тяхното създаване е процес на откриване на знанията, необходими за изпълнение на целите на компанията, приписване на тези знания, тяхната стойност и връзките между тях.
Основната цел на картите на знанието е да посочат пътя, да отговорят на въпроса „Къде?” Те са създадени, за да се справят както с краткосрочни, така и с дългосрочни предизвикателства. В този случай, според Томас Дейвънпорт, хората са основният източник и интегратор на знания, така че те задължително трябва да „присъстват“ на картите.
Обектите на картографиране са: документи, уебсайтове, ресурси (напр. директории, справочници, бази знания), събития, общности, експерти (имена и контакти).
Не забравяйте, че картите на знанието са предназначени за ефективната работа на потребителите – служителите на компанията. Затова имайте предвид следните пет ключови фактора за успех на картите на знанието.
- показвайте само „живи“ обекти и постоянно актуализирайте картите;
- визуализирайте обектите;
- направете картите лесни за използване;
- направете картите достъпни за служителите;
- проведете обучение на персонала за начина на използване на картите.
Картите на знанието се разработват не само в резултат на диагностика на ресурсите. Подобни карти са един от най-популярните инструменти, използвани в практиката на управление на знанието в световен и национален мащаб. Те могат да бъдат разработени за различни цели: за обучение на новопостъпили служители, за консолидиране на ресурсите, необходими за изпълнението на проекта, за по-добра комуникация между служителите, за визуализиране на всички ресурси и информационни възможности на организацията и др.
